A fase de “Discovery” desempenha um papel crucial em projetos de transformação digital, nomeadamente de RPA. Sendo um ponto de partida fundamental para as organizações cliente, durante esta etapa, as equipas de RPA realizam uma análise profunda dos processos existentes, identificando oportunidades de automatização e avaliando a viabilidade técnica das mesmas. Essa abordagem estratégica permite que as organizações compreendam completamente os fluxos de trabalho, identifiquem casos de uso e, por consequência, os processos para a automatização.
A importância da fase de Discovery reside no fato de ela estabelecer as bases para o sucesso contínuo do projeto RPA ao mapear os processos existentes na organização que causam ineficiências e podem ser automatizados, desta forma, a organização poderá definir melhor os seus objetivos estratégicos. Além disso, a identificação de potenciais desafios permite que as equipas de RPA desenvolvam soluções mais adaptadas, mitigando riscos e garantindo uma implementação suave.
A fase de Discovery também contribui para a maximização do ROI ao prioritizar a automatização de processos que realmente agregam valor e optimizam a eficiência operacional, as organizações conseguem colher benefícios tangíveis mais rapidamente. Além disso, a compreensão detalhada dos processos a otimizar / automatizar, facilita a personalização das soluções de automatização, garantindo uma integração mais eficaz com os sistemas existentes.
Em resumo, a fase de Discovery não só fornece uma visão abrangente dos processos organizacionais, como também estabelece as bases para o sucesso a longo prazo dos projetos de RPA. Ao investir tempo e recursos nesta etapa inicial, as organizações podem garantir uma implementação mais eficiente, alinhada com os objetivos estratégicos, e ao mesmo tempo, alcançar benefícios da automatização de forma sustentável.
Dentro da fase de Discovery, existem assim várias etapas inter-relacionadas:
1. Mapeamento de Processos:
Nesta fase inicial, é crucial realizar um mapeamento detalhado dos processos existentes. Process Mining caracteriza esta etapa. Envolve identificar todos os sistemas, os seus logs, entradas, saídas e interações existentes em cada processo. O objetivo é obter uma visão o mais completa e transparente possível do processo “atual”.
2. Análise de Viabilidade:
Após o mapeamento inicial, é essencial realizar uma análise de viabilidade para determinar quais processos são mais adequados para a automatização. Isso leva em consideração fatores como complexidade, volume de trabalho, benefícios potenciais e custos associados à implementação da automatização.
3. Identificação de Ineficiências:
Durante o processo de descoberta, a equipa de RPA procura identificar problemas e ineficiências nos processos existentes. Essa análise ajuda a prioritizar a automatização em áreas que podem trazer os maiores benefícios de eficiência e redução de custos.
4. Avaliação da Infraestrutura Tecnológica:
É crucial avaliar a infraestrutura tecnológica existente para garantir que seja compatível com as soluções de RPA. Isso inclui a análise de sistemas “legacy”, integração com outras tecnologias e a identificação de possíveis obstáculos técnicos.
5. Definição de Objetivos e Metas:
Com base na compreensão adquirida, as equipas de RPA colaboram com as partes interessadas para definir claramente os objetivos e metas do projeto. Isso ajuda a alinhar a automatização com estratégias organizacionais mais amplas.
6. Análise de Riscos e Conformidade:
É realizada uma análise de riscos e conformidade para garantir que a automatização está de acordo com os regulamentos e padrões organizacionais. Isso é crucial em setores altamente regulamentados ou que possam ser considerados “de risco”.
Estas fases dentro da etapa de “Discovery” trabalham em conjunto para criar uma base sólida, garantindo que a automatização é implementada de forma eficiente e alinhada com os objetivos estratégicos da organização cliente.
